Zwolnienia lekarskie na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane przez lekarzy tylko do końca listopada 2018 r. Od 1 grudnia 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne e-ZLA. 

Jeśli płatnik składek ZUS rozlicza składki za więcej niż pięć osób, wówczas już od stycznia 2016 r. powinien mieć swój profil na platformie usług elektronicznych ZUS (PUE ZUS) i możliwość otrzymywania zwolnień elektronicznych ZLA. Przepisy prawa nie zobowiązują pozostałych przedsiębiorców do założenia takiego profilu, jednak warto to zrobić.

Jeżeli płatnik składek założył konto na platformie usług elektronicznych ZUS, będzie to oznaczało, że ma dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich swoich pracowników (e-ZLA). Gdy lekarz wystawi e-zwolnienie, pracownik nie będzie musiał dostarczać tego zwolnienia do płatnika składek, ponieważ e-ZLA automatycznie pokaże się na profilu pracodawcy oraz w systemie ZUS. Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do ZUS (po jego cyfrowym podpisaniu). ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (pracodawcy) na jego profilu elektronicznym ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Na PUE ZUS jest wydzielone specjalne miejsce, w którym są widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. O tym, że pracownik otrzymał zwolnienie, płatnik może się dowiedzieć się również z e-maila lub SMS-a, jeżeli na PUE ZUS zaznaczy, że chce otrzymywać odpowiednie powiadomienia.

Jeśli płatnik nie ma dostępu do e-ZLA, bo nie ma profilu elektronicznego w ZUS, wtedy nie można przekazać mu tego dokumentu elektronicznie. Gdy płatnik nie założy profilu na PUE ZUS, powinien poinformować swoich pracowników (w formie pisemnej) o tym, że muszą dostarczać do niego wydruki e-ZLA. W takiej sytuacji lekarz musi wręczyć choremu wydruk zwolnienia wystawionego elektronicznie (wydruk e-ZLA). Ten wydruk pracownik musi dostarczyć swojemu pracodawcy. O tym, czy wydruk e-ZLA jest potrzebny, lekarz będzie wiedział z systemu, w którym wystawia zwolnienia.

Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:

1. gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS,
2. na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Pracodawca, który nie ma profilu na platformie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku). Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Przepisy przewidują również wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe – w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego specjalnym podpisem elektronicznym. W takich sytuacjach lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu. Każdy wydrukowany przez lekarza formularz ma identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Wystawione na nim zwolnienie nie zawiera numeru statystycznego choroby. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent (ubezpieczony). W dniu badania lekarz przekazuje pacjentowi takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Jest to pełnowartościowy dokument potwierdzający czasową niezdolność do pracy, którym może posługiwać się pacjent przekazując go pracodawcy czy do ZUS. Po wizycie domowej lekarz może w ciągu trzech dni może wprowadzić dane z papierowego formularza do systemu e-zwolnień.

Wszystkie 3 dokumenty:

1. zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),
2. wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu, jeżeli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS lub na wniosek ubezpieczonego,
3. zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu

mogą być podstawą do ustalenia czasowej niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub chorym innym członkiem rodziny.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.

Certyfikat rezydencji podatkowej jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania dla osób fizycznych i miejscu siedziby dla osób prawnych dla celów podatkowych, wydawanym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika. Jest to zatem dokument, w którym zagraniczna administracja podatkowa potwierdza rezydencję podatkową  osoby fizycznej lub prawnej,  czyli posiadanie przez nią miejsca zamieszkania (siedziby)  dla celów podatkowych na terytorium danego kraju.

Zastosowanie certyfikatu rezydencji

Przedłożenie certyfikatu rezydencji jest jednym z warunków umożliwiających polskim podmiotom (płatnikom) niepobieranie podatku od wypłat na rzecz podmiotów nieposiadających miejsca zamieszkania, siedziby lub zarządu na terenie RP lub jego pobieranie według stawki preferencyjnej, na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W sytuacji braku certyfikatu rezydencji polski podmiot (płatnik) musi pobrać podatek u źródła zgodnie z przepisami polskich ustaw podatkowych.

Dotyczy to wypłat z następujących tytułów:

• dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych mających siedzibę lub zarząd na terytorium RP,
• odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),
• opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby prawne mające siedzibę za granicą, organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
• należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych,
• opłat uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej.

Ważność certyfikatu rezydencji

Certyfikat winien być opatrzony datą wydania oraz wskazywać datę, na jaką występuje potwierdzenie rezydencji podatkowej (okres obowiązywania ważności certyfikatu).

Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania, za wyjątkiem sytuacji, gdy w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie i podatnik:

• powiadomił o tym fakcie płatnika, jak i
• nie powiadomił o tym fakcie płatnika, ale fakt ten wynika z dokumentów posiadanych przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy.

Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności. Płatnik może – mając jednak na względzie ryzyko odpowiedzialności na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej – zastosować zwolnienie od podatku bądź stawkę podatku wynikającą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w oparciu o informacje uzyskane od podatnika bądź na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie. Nie zwalnia to jednak płatnika z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonana została ta wypłata.

Forma certyfikatu rezydencji

Według organów podatkowych, tylko oryginał certyfikatu rezydencji lub jego kopia posiadająca walor dokumentu urzędowego (tj. odpis certyfikatu rezydencji, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona w Polsce przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym) uprawniają do zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem ma bowiem charakter dokumentu urzędowego.

Certyfikat w formie dokumentu elektronicznego jest również dopuszczalny, o ile dokument ten został w takiej formie wydany przez administrację podatkową państwa rezydencji (najlepiej, gdy certyfikat jest wtedy dodatkowo opatrzony podpisem elektronicznym). Urzędy skarbowe często kwestionują kopie certyfikatów pozyskanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pobrane ze stron internetowych, mimo iż ta droga pozyskania certyfikatów jest najmniej uciążliwa dla płatników.

W przypadku certyfikatów rezydencji przesyłanych w formie skanu papierowej wersji certyfikatu organy podatkowe uważają, że jeżeli dokument nie został wystawiony przez właściwy organ podatkowy danego państwa w formie elektronicznej, to nie może być uznany za certyfikat rezydencji, o którym mowa w przepisach ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych

W świetle stanowiska organów podatkowych, jeżeli płatnik otrzymał od kontrahenta zagranicznego skan certyfikatu rezydencji (przesłany drogą elektroniczną w formacie PDF) albo pobrał certyfikat ze strony internetowej, to nie może on zastosować stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo nie pobrać podatku.

Nowelizacja przepisów o PIT i CIT zakłada zmiany w zakresie stosowania certyfikatu rezydencji. Już od stycznia 2019 roku będzie można korzystać z kopii dokumentów. Tym uproszczeniem zostaną jednak objęte tylko niektóre rodzaje transakcji. Chodzi tutaj przede wszystkim o dochody z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania, przetwarzania danych i rekrutacji.

Aby skorzystać z kopii certyfikatu rezydencji, należności wypłacane na rzecz tego samego podmiotu nie będą jednak mogły być wyższe niż 10 tys. zł rocznie. Istotnym warunkiem ma być także, aby informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budziły uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Odpowiedzialność płatnika

Płatnik musi umieć udowodnić (przedstawiając certyfikat rezydencji), że miał prawo zastosować regulacje wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub z ustawy podatkowej, które pozwalały mu na niepobranie podatku lub jego pobranie wg stawki preferencyjnej. W przeciwnym razie będzie odpowiadał za niewywiązanie się z obowiązków jakie na płatnika nakłada ustawa – Ordynacja podatkowa.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.

Zagadnienie anulowania faktury nie zostało uregulowane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepisy ustawy definiują tylko, w jakiej sytuacji wystawia się fakturę korygującą. Nie oznacza to jednak, że anulowanie faktury nie jest dopuszczalne. Aby wycofać się z błędnego wystawienia dokumentu, należy przestrzegać określonych zasad praktycznych, zgodnie z orzecznictwem sądowym oraz interpretacjami organów podatkowych.

Warunki anulowania faktury – muszą być spełnione łącznie

1. transakcja w ogóle nie doszła do skutku, np. podatnik prowadzi sprzedaż wysyłkową i wraz z zamówionym towarem wysyła fakturę, na podstawie której nabywca obowiązany jest dokonać płatności za dostawę; nabywca nie odebrał jednak towaru wraz z fakturą i po pewnym czasie przesyłka wróciła do sprzedawcy; ten zaś jest w posiadaniu towaru i faktury sprzedaży, których nie udało się dostarczyć nabywcy oraz
2. faktura nie trafiła do obiegu prawnego, czyli nie dotarła do odbiorcy, a wystawca posiada jej obydwa egzemplarze, np. sprzedawca sporządza fakturę stanowiącą podstawę wcześniejszego zamówienia; nabywca poinformował jednak niespodziewanie o rezygnacji z zakupu, w związku z czym towar i faktura nie zostały wysłane; faktura taka nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Anulowanie dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną i nie została przekazana kontrahentowi.  Fakturę można anulować np. gdy wystawiono ją na podstawie złożonego zamówienia, do realizacji którego nigdy nie doszło – czyli towar nie został wydany oraz sprzedający nie otrzymał zapłaty.

Gdyby transakcja nie doszła do skutku, ale faktura została wprowadzona do obrotu prawnego (dostarczona nabywcy), możliwa byłaby wyłącznie jej korekta.

Celem anulowania faktury jest uniemożliwienie wykorzystania jej oraz skuteczne zapobieżenie zaewidencjonowaniu kwot, które w niej wykazano, u obydwu stron transakcji. Można to osiągnąć poprzez:

• przekreślenie oryginału i kopii faktury,
• zamieszczenie na nich odpowiednich adnotacji wraz z podpisem osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu; może to być dopisek „ANULOWANO” lub „FAKTURA ANULOWANA”, ponieważ nie jest to jednak uregulowane normatywnie, dopisek takiej treści nie jest obowiązkowy.

Jest to koniecznie w celu uniemożliwienia ponownego wykorzystania takiego dokumentu. Warto umieścić również opis sytuacji (np. z tyłu faktury), z którego będzie wynikał powód anulowania.

Ewidencja i deklaracja VAT

Ponieważ anulowana faktura nie dokumentuje żadnej transakcji nie ma podstaw do ujmowania jej w ewidencji VAT. Jej oryginał wraz z kopią powinny być jednak przechowywane w dokumentacji podatkowej przedsiębiorcy, w celu zachowania ciągłości numeracji.

W przypadku gdyby sprzedawca ujął fakturę, którą ma podstawy anulować, w deklaracji rozliczeniowej za dany okres, dokonując jej anulowania, ma on prawo skorygować deklarację za ten sam okres rozliczeniowy.

Anulowanie faktury poprzez jej zniszczenie jest niemożliwe, co podkreślił WSA w Opolu w wyroku z 14 sierpnia 2013 r., sygn. akt I SA/Op 319/13.

Anulowanie e-faktury

Obecnie coraz częstszym przypadkiem jest anulowanie faktur wystawianych w formie elektronicznej. Anulowanie e-faktury może nastąpić w sytuacji, gdy co prawda sprzedawca wygenerował ją, lecz nie doszło do jej odebrania przez nabywcę, a więc nie trafiła do obrotu prawnego.

Faktura pomyłkowo wygenerowana w ww. systemie, nieodebrana przez nabywcę nie może zostać uznana za fakturę w świetle działu XI rozdziału 1 ustawy o VAT. Tego rodzaju zapis elektroniczny w systemie finansowo-księgowym może być anulowany bez potrzeby sporządzania dokumentów korygujących.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.