Od 1 września 2023 r. korzystna zmiana zasad wystawiania faktur zaliczkowych

Od 1 września 2023 r. bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług  wynika, kiedy można zrezygnować z wystawiania faktur zaliczkowych i jakie dane musi zawierać faktura końcowa, gdy nie została wystawiona faktura zaliczkowa. Podatnicy mogą wystawiać jedną fakturę, gdy w tym samym miesiącu zostanie wpłacona zaliczka i będzie miała miejsce transakcja (dostawa towarów lub wykonanie usługi).

Kiedy występuje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczenia usług. Taki obowiązek nie powstaje jedynie w sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona na poczet:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej),
• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ww. ustawy, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Stan prawny do końca sierpnia 2023 r.

Do 31 sierpnia 2023 r.,  mimo że przepisy ustawy o VAT nie przewidywały możliwości rezygnacji z wystawiania faktur zaliczkowych, organy pozwalały aby w przypadku, kiedy faktyczna dostawa towaru lub wykonanie usługi były realizowane w tym samym okresie rozliczeniowym co wpłata zaliczki, nie wystawiać faktury zaliczkowej. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 maja 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM) wskazywano, że sprzedawca:

(…) może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy o VAT, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek).

Zmiana przepisów od 1 września 2023 r.

Od 1 września 2023 r. zasady postępowania w przypadku, gdy zaliczka została wpłacona w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce transakcja, zostały uregulowane w art. 106b ust. 1a ustawy o VAT.

Z przepisu tego wynika, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty. Jest to jednak wybór podatnika, czy rezygnuje on z wystawienia faktury zaliczkowej.

Sprzedawca, który w tym samym miesiącu otrzyma zaliczkę i dokona dostawy albo wykona usługę, może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić wyłącznie fakturę końcową.

Przepis ten nie będzie miał zastosowania w przypadkach, dla których szczególne terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT. Zatem, regulacja wynikająca z zapisów art. 106b ust. 1a ustawy o VAT dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).

Jakie elementy powinna zawierać faktura końcowa, gdy zrezygnowano z wystawienia faktury zaliczkowej?

Gdy podatnik zrezygnuje z wystawienia faktury zaliczkowej ze względu na wystąpienie transakcji w tym samym okresie rozliczeniowym co otrzymanie zaliczki, będzie musiał na fakturze końcowej podać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi oraz datę otrzymania zapłaty, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Jak z tego wynika, ustawodawca ograniczył do minimum dodatkowe informacje na fakturze końcowej.

Od 1 września 2023 r., w sytuacji, gdy podatnik nie wystawi faktury zaliczkowej, a tylko jedną fakturę końcową, to taka faktura będzie musiała zawierać datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.

Ewa Stolarczyk, ABAK S.A.