Nowe zasady przesyłania sprawozdań finansowych do KRS

Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe należy przekazać do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wyłącznie elektronicznie. Wyjątkowo w przypadku sprawozdań za 2017 r. będzie można wysłać skany dokumentów ze względu na okres przejściowy do 30 września 2018 r. Sprawozdania za 2018 r. będą przesyłanie wyłącznie w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018r. zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018r. poz. 398) wprowadziła obowiązek składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Nowe przepisy zakładają też utworzenie repozytorium dokumentów finansowych – w jego ramach gromadzone mają być sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności (wraz z raportami z badania biegłego rewidenta) oraz uchwały odpowiednich organów, które zatwierdzają takie dokumenty.

Od 15 marca 2018r. nie można przekazać sprawozdania finansowego do sądowego rejestru w formie papierowej. Został wprowadzony wymóg przesyłania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 19e ust. 1 znowelizowanej ustawy o KRS).

Dotyczy to już sprawozdań za 2017 r., z tym że będzie je można przesłać w formie skanu. Jak to zrobić, wyjaśniło Ministerstwo Sprawiedliwości:

„Od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r., tj. w okresie przejściowym, trzeba będzie:

• sporządzić sprawozdanie finansowe tradycyjnie,
• po podpisaniu zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię (skan),
• podpisać tę kopię zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej i
• zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych”.

Spółki będą mogły przesłać skany swoich raportów za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego, który Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło od 15 marca 2018 r. Umożliwia on bezpłatne zgłoszenie sprawozdań finansowych bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do zgłaszania tych dokumentów sądom rejestrowym w ramach odpłatnych wniosków.

Przedsiębiorcy będą też mogli nadal korzystać z dotychczasowego systemu elektronicznego przesyłania sprawozdań, ale będzie się to odbywać odpłatnie.

Przesyłane do KRS dokumentów finansowych muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu.

Zgodnie z nowymi zasadami, dokumenty mają być zamieszczane jedynie w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych. Nie będą więc już składane do akt rejestrowych spółek i przechowywane w sądach.

Dokumenty złożyć może wyłącznie osoba, której PESEL ujawniono w KRS i jest ona wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, uprawniony wspólnik, syndyk albo likwidator. Warunkiem jest także posiadanie podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP.

Wprawdzie sprawozdania za 2017 r. trzeba już będzie przesyłać do KRS elektronicznie, ale zasady ich tworzenia na razie się nie zmieniają. Rewolucja nastąpi dopiero pod koniec roku, tj. od 1 października 2018. Od tego dnia wejdzie w życie obowiązek:

• sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie elektronicznie i
• podpisywania ich kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS).

Wymóg ten nie obejmie raportów za 2017 r. – te trzeba przesłać do KRS i urzędu skarbowego wcześniej. Natomiast sprawozdania za 2018 r. będą musiały być już sporządzone w formie jednolitego pliku kontrolnego. Dokładną strukturę JPK określi minister finansów.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.