Krajowy System e-Faktur i faktury ustrukturyzowane

Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy VAT, wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów chce wspólnie z przedsiębiorcami testować nowe rozwiązanie już od października 2021 r., tak, aby jak najwięcej firm korzystało w pełni z e-faktury w 2022 r. Ministerstwo Finansów opublikowało jednocześnie roboczą wersję struktury logicznej e-faktury.

Start testów Krajowego Systemu e-Faktur (Systemu, KSeF) planowany jest na październik 2021 r., a rozpoczęcie regularnego funkcjonowania KSeF na 1 stycznia 2022 r. – tak wynika z najnowszego komunikatu Ministerstwa Finansów z 31 sierpnia 2021 r. System będzie umożliwiał wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

W pierwszej fazie wdrażania e-faktury, czyli przez cały 2022 r., polscy przedsiębiorcy będą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. Faktura ustrukturyzowana będzie działała jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Od 1 stycznia 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne.

Możliwe korzyści wynikające z projektu Systemu

szybszy zwrot podatku VAT: podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40;
bezpieczeństwo: faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów;
przyspieszenie wprowadzenia do obrotu: dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, sprzedawca ma pewność, że faktura trafiła do kontrahenta;
standaryzacja procesu fakturowania: e-faktury będą wydawane według jednego wzorca, wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach księgowych sprzedawcy i nabywcy będzie dużo łatwiejsze;
mniej obowiązków: podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF i udostępniać ich w razie kontroli , ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia;
mniej danych do przesłania: podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia;
uproszczenie procesu ujmowania przez sprzedawcę i nabywcę korekt in minus: możliwość ujmowania przez sprzedawcę faktur korygujących zmniejszających wystawionych w Systemie w dacie ich wystawienia – bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej ustalenie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie. Nabywca otrzymujący faktury korygujące zmniejszające za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie zaś ujmował je w dacie otrzymania, tj. nadania e-fakturze numeru systemowego.

Możliwe techniczno-praktyczne problemy stosowania Systemu

projekt nie przewiduje procedury awaryjnej na wypadek niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z aktualnym projektem, niedostępność Systemu będzie równoznaczna z brakiem możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych (tzn. nie planuje się wprowadzenia rozwiązań na wzór tych, które wynikają z przepisów o podatku akcyzowym, dopuszczających w takich sytuacjach możliwość stosowania tzw. dokumentów zastępujących).
faktury ustrukturyzowane oznaczają konieczność integracji systemów księgowych z centralnym systemem, co może nastręczać licznych problemów technicznych i procesowych, a co najistotniejsze, zwiększy stopień kontroli podatników przez organy podatkowe, które automatycznie będą dostawać informacje o realizowanych transakcjach.
obowiązkowe rozwiązanie ma zostać wprowadzone w ciągu jednego roku, co może być trudne szczególnie w dużych spółkach, gdzie obowiązuje wiele systemów do fakturowania, z których część zarządzana jest przez zagraniczne podmioty.
system będzie automatycznie analizował, weryfikował i kontrolował prawidłowość danych wskazanych na fakturze ustrukturyzowanej. Nie będzie już można stosować uproszczeń w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, wszystkie błędy na fakturze będą natychmiast wyłapywane i identyfikowane przez organy podatkowe. Obecnie część podatników poprawia wystawione faktury, zanim zostaną wprowadzone do obrotu. Zdarza się także, że pewne zmiany dokonywane są w porozumieniu z kontrahentem już po otrzymaniu faktury. Nowy system e-faktur skończy z taką praktyką i w zasadzie anulowanie faktury będzie już niemożliwe.
w ustawie powinno zostać precyzyjnie określone, kto odpowiada za błędy systemowe przy wystawianiu faktur w sytuacji, gdy powstaną one przy wystawianiu i księgowaniu faktur. Brak uregulowania odpowiedzialności przerzuci ją na przedsiębiorców, powodując, że to oni poniosą konsekwencje wadliwie działającego narzędzia.

Krajowy System e-Faktur – robocza wersja struktury logicznej e-faktury

Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanej innowacji, opublikowano roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT).

Roboczą wersję struktury FA_VAT udostępniono na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur i na stronie podatki.gov.pl.

Przedstawiona przez Ministerstwo Finansów robocza dokumentacja struktury liczy aż 344 strony (https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur). Jest to oczywiście dokumentacja stricte techniczna, wymuszająca odpowiednie, ustrukturyzowane wystawianie faktur w systemie księgowym przez podatnika – tak, aby były one kompatybilne z Systemem i mogły zostać w nim umieszczone.

Ewa Stolarczyk, ABAK S.A.