Anulowanie faktur VAT

Zagadnienie anulowania faktury nie zostało uregulowane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepisy ustawy definiują tylko, w jakiej sytuacji wystawia się fakturę korygującą. Nie oznacza to jednak, że anulowanie faktury nie jest dopuszczalne. Aby wycofać się z błędnego wystawienia dokumentu, należy przestrzegać określonych zasad praktycznych, zgodnie z orzecznictwem sądowym oraz interpretacjami organów podatkowych.

Warunki anulowania faktury – muszą być spełnione łącznie

1. transakcja w ogóle nie doszła do skutku, np. podatnik prowadzi sprzedaż wysyłkową i wraz z zamówionym towarem wysyła fakturę, na podstawie której nabywca obowiązany jest dokonać płatności za dostawę; nabywca nie odebrał jednak towaru wraz z fakturą i po pewnym czasie przesyłka wróciła do sprzedawcy; ten zaś jest w posiadaniu towaru i faktury sprzedaży, których nie udało się dostarczyć nabywcy oraz
2. faktura nie trafiła do obiegu prawnego, czyli nie dotarła do odbiorcy, a wystawca posiada jej obydwa egzemplarze, np. sprzedawca sporządza fakturę stanowiącą podstawę wcześniejszego zamówienia; nabywca poinformował jednak niespodziewanie o rezygnacji z zakupu, w związku z czym towar i faktura nie zostały wysłane; faktura taka nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Anulowanie dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną i nie została przekazana kontrahentowi.  Fakturę można anulować np. gdy wystawiono ją na podstawie złożonego zamówienia, do realizacji którego nigdy nie doszło – czyli towar nie został wydany oraz sprzedający nie otrzymał zapłaty.

Gdyby transakcja nie doszła do skutku, ale faktura została wprowadzona do obrotu prawnego (dostarczona nabywcy), możliwa byłaby wyłącznie jej korekta.

Celem anulowania faktury jest uniemożliwienie wykorzystania jej oraz skuteczne zapobieżenie zaewidencjonowaniu kwot, które w niej wykazano, u obydwu stron transakcji. Można to osiągnąć poprzez:

• przekreślenie oryginału i kopii faktury,
• zamieszczenie na nich odpowiednich adnotacji wraz z podpisem osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu; może to być dopisek „ANULOWANO” lub „FAKTURA ANULOWANA”, ponieważ nie jest to jednak uregulowane normatywnie, dopisek takiej treści nie jest obowiązkowy.

Jest to koniecznie w celu uniemożliwienia ponownego wykorzystania takiego dokumentu. Warto umieścić również opis sytuacji (np. z tyłu faktury), z którego będzie wynikał powód anulowania.

Ewidencja i deklaracja VAT

Ponieważ anulowana faktura nie dokumentuje żadnej transakcji nie ma podstaw do ujmowania jej w ewidencji VAT. Jej oryginał wraz z kopią powinny być jednak przechowywane w dokumentacji podatkowej przedsiębiorcy, w celu zachowania ciągłości numeracji.

W przypadku gdyby sprzedawca ujął fakturę, którą ma podstawy anulować, w deklaracji rozliczeniowej za dany okres, dokonując jej anulowania, ma on prawo skorygować deklarację za ten sam okres rozliczeniowy.

Anulowanie faktury poprzez jej zniszczenie jest niemożliwe, co podkreślił WSA w Opolu w wyroku z 14 sierpnia 2013 r., sygn. akt I SA/Op 319/13.

Anulowanie e-faktury

Obecnie coraz częstszym przypadkiem jest anulowanie faktur wystawianych w formie elektronicznej. Anulowanie e-faktury może nastąpić w sytuacji, gdy co prawda sprzedawca wygenerował ją, lecz nie doszło do jej odebrania przez nabywcę, a więc nie trafiła do obrotu prawnego.

Faktura pomyłkowo wygenerowana w ww. systemie, nieodebrana przez nabywcę nie może zostać uznana za fakturę w świetle działu XI rozdziału 1 ustawy o VAT. Tego rodzaju zapis elektroniczny w systemie finansowo-księgowym może być anulowany bez potrzeby sporządzania dokumentów korygujących.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.