Nowe zasady wykonywania pracy zdalnej

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Zastąpiły one dotychczasową telepracę, a także pracę zdalną stosowaną przez pracodawców na podstawie ustawy o COVID-19.

Definicja pracy zdalnej

Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Powinna się ona odbywać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo (hybrydowo) jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym dni pracy zdalnej i stacjonarnej nie muszą być regularne i z góry ustalone.

Praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów).

Rodzaje pracy zdalnej

A. Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Co do zasady praca zdalna, jest świadczona z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika po uzgodnieniu przez strony takiej formy świadczenia pracy.

Jednak w określonych okolicznościach pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej. Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas.

Jednak, aby możliwe było polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, pracownik będzie musiał złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

W każdym czasie polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać przez pracodawcę cofnięte (np. jeśli pracodawca uzna, iż ustała już przyczyna, dla której wydano takie polecenie). Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem, uwzględniając dotychczasowe miejsce wykonywania przez niego pracy zdalnej (np. oddalenie od zakładu pracy), termin powrotu pracownika do pracy w formie tradycyjnej. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej będzie mogło zostać dokonane przez pracodawcę za co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem.

B. Praca zdalna okazjonalna

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych – które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

Wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy.

Pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia.

C. Praca zdalna rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 142 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, czyli:

1. pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329), to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
2. pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
3. pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Prawa oświatowego (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 z poźn. zm.).

Dodatkowo, wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie przysługiwał także pracownikom sprawującym opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odrzucić wnioski ww. pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Wprowadzenie pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie zobowiązany określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) albo regulaminie.

A. Porozumienie ze związkami zawodowymi

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki stosowania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W przypadku natomiast gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany uzgodnić treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

B. Regulamin pracy zdalnej

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami zawodowymi, pracodawca powinien określić samodzielnie warunki stosowania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Regulamin powinien zostać wprowadzony przez pracodawcę zarządzeniem i ogłoszony w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników, umieszczenie treści regulaminu w innych kanałach komunikacji w firmie, np. Intranecie).

C. Praca zdalna bez wewnętrznych regulacji

Jeśli u danego pracodawcy nie zostanie zawarte porozumienie ani wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Ewa Stolarczyk, ABAK S.A.