Zwolnienia elektroniczne e-ZLA od 1 grudnia 2018 r.

/w /Autor

Zwolnienia lekarskie na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane przez lekarzy tylko do końca listopada 2018 r. Od 1 grudnia 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne e-ZLA. 

Jeśli płatnik składek ZUS rozlicza składki za więcej niż pięć osób, wówczas już od stycznia 2016 r. powinien mieć swój profil na platformie usług elektronicznych ZUS (PUE ZUS) i możliwość otrzymywania zwolnień elektronicznych ZLA. Przepisy prawa nie zobowiązują pozostałych przedsiębiorców do założenia takiego profilu, jednak warto to zrobić.

Jeżeli płatnik składek założył konto na platformie usług elektronicznych ZUS, będzie to oznaczało, że ma dostęp do elektronicznych zwolnień lekarskich swoich pracowników (e-ZLA). Gdy lekarz wystawi e-zwolnienie, pracownik nie będzie musiał dostarczać tego zwolnienia do płatnika składek, ponieważ e-ZLA automatycznie pokaże się na profilu pracodawcy oraz w systemie ZUS. Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do ZUS (po jego cyfrowym podpisaniu). ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (pracodawcy) na jego profilu elektronicznym ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Na PUE ZUS jest wydzielone specjalne miejsce, w którym są widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. O tym, że pracownik otrzymał zwolnienie, płatnik może się dowiedzieć się również z e-maila lub SMS-a, jeżeli na PUE ZUS zaznaczy, że chce otrzymywać odpowiednie powiadomienia.

Jeśli płatnik nie ma dostępu do e-ZLA, bo nie ma profilu elektronicznego w ZUS, wtedy nie można przekazać mu tego dokumentu elektronicznie. Gdy płatnik nie założy profilu na PUE ZUS, powinien poinformować swoich pracowników (w formie pisemnej) o tym, że muszą dostarczać do niego wydruki e-ZLA. W takiej sytuacji lekarz musi wręczyć choremu wydruk zwolnienia wystawionego elektronicznie (wydruk e-ZLA). Ten wydruk pracownik musi dostarczyć swojemu pracodawcy. O tym, czy wydruk e-ZLA jest potrzebny, lekarz będzie wiedział z systemu, w którym wystawia zwolnienia.

Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:

  1. gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS,
  2. na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Pracodawca, który nie ma profilu na platformie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku). Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Przepisy przewidują również wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe – w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego specjalnym podpisem elektronicznym. W takich sytuacjach lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu. Każdy wydrukowany przez lekarza formularz ma identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Wystawione na nim zwolnienie nie zawiera numeru statystycznego choroby. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent (ubezpieczony). W dniu badania lekarz przekazuje pacjentowi takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Jest to pełnowartościowy dokument potwierdzający czasową niezdolność do pracy, którym może posługiwać się pacjent przekazując go pracodawcy czy do ZUS. Po wizycie domowej lekarz może w ciągu trzech dni może wprowadzić dane z papierowego formularza do systemu e-zwolnień.

Wszystkie 3 dokumenty:

  1. zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),
  2. wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu, jeżeli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS lub na wniosek ubezpieczonego,
  3. zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu

mogą być podstawą do ustalenia czasowej niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub chorym innym członkiem rodziny.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.