Certyfikat rezydencji podatkowej w transakcjach z podmiotami zagranicznymi

Certyfikat rezydencji podatkowej jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania dla osób fizycznych i miejscu siedziby dla osób prawnych dla celów podatkowych, wydawanym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika. Jest to zatem dokument, w którym zagraniczna administracja podatkowa potwierdza rezydencję podatkową osoby fizycznej lub prawnej, czyli posiadanie przez nią miejsca zamieszkania (siedziby) dla celów podatkowych na terytorium danego kraju.

Zastosowanie certyfikatu rezydencji

Przedłożenie certyfikatu rezydencji jest jednym z warunków umożliwiających polskim podmiotom (płatnikom) niepobieranie podatku od wypłat na rzecz podmiotów nieposiadających miejsca zamieszkania, siedziby lub zarządu na terenie RP lub jego pobieranie według stawki preferencyjnej, na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W sytuacji braku certyfikatu rezydencji polski podmiot (płatnik) musi pobrać podatek u źródła zgodnie z przepisami polskich ustaw podatkowych.

Dotyczy to wypłat z następujących tytułów:

dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych mających siedzibę lub zarząd na terytorium RP,
odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),
opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby prawne mające siedzibę za granicą, organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych,
opłat uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej.

Ważność certyfikatu rezydencji

Certyfikat winien być opatrzony datą wydania oraz wskazywać datę, na jaką występuje potwierdzenie rezydencji podatkowej (okres obowiązywania ważności certyfikatu).

Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania, za wyjątkiem sytuacji, gdy w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie i podatnik:

powiadomił o tym fakcie płatnika, jak i
nie powiadomił o tym fakcie płatnika, ale fakt ten wynika z dokumentów posiadanych przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy.

Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności. Płatnik może – mając jednak na względzie ryzyko odpowiedzialności na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej – zastosować zwolnienie od podatku bądź stawkę podatku wynikającą z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w oparciu o informacje uzyskane od podatnika bądź na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie. Nie zwalnia to jednak płatnika z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonana została ta wypłata.

Forma certyfikatu rezydencji

Według organów podatkowych, tylko oryginał certyfikatu rezydencji lub jego kopia posiadająca walor dokumentu urzędowego (tj. odpis certyfikatu rezydencji, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona w Polsce przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym) uprawniają do zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem ma bowiem charakter dokumentu urzędowego.

Certyfikat w formie dokumentu elektronicznego jest również dopuszczalny, o ile dokument ten został w takiej formie wydany przez administrację podatkową państwa rezydencji (najlepiej, gdy certyfikat jest wtedy dodatkowo opatrzony podpisem elektronicznym). Urzędy skarbowe często kwestionują kopie certyfikatów pozyskanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pobrane ze stron internetowych, mimo iż ta droga pozyskania certyfikatów jest najmniej uciążliwa dla płatników.

W przypadku certyfikatów rezydencji przesyłanych w formie skanu papierowej wersji certyfikatu organy podatkowe uważają, że jeżeli dokument nie został wystawiony przez właściwy organ podatkowy danego państwa w formie elektronicznej, to nie może być uznany za certyfikat rezydencji, o którym mowa w przepisach ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych

W świetle stanowiska organów podatkowych, jeżeli płatnik otrzymał od kontrahenta zagranicznego skan certyfikatu rezydencji (przesłany drogą elektroniczną w formacie PDF) albo pobrał certyfikat ze strony internetowej, to nie może on zastosować stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo nie pobrać podatku.

Nowelizacja przepisów o PIT i CIT zakłada zmiany w zakresie stosowania certyfikatu rezydencji. Już od stycznia 2019 roku będzie można korzystać z kopii dokumentów. Tym uproszczeniem zostaną jednak objęte tylko niektóre rodzaje transakcji. Chodzi tutaj przede wszystkim o dochody z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania, przetwarzania danych i rekrutacji.

Aby skorzystać z kopii certyfikatu rezydencji, należności wypłacane na rzecz tego samego podmiotu nie będą jednak mogły być wyższe niż 10 tys. zł rocznie. Istotnym warunkiem ma być także, aby informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budziły uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Odpowiedzialność płatnika

Płatnik musi umieć udowodnić (przedstawiając certyfikat rezydencji), że miał prawo zastosować regulacje wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub z ustawy podatkowej, które pozwalały mu na niepobranie podatku lub jego pobranie wg stawki preferencyjnej. W przeciwnym razie będzie odpowiadał za niewywiązanie się z obowiązków jakie na płatnika nakłada ustawa – Ordynacja podatkowa.

Ewa Stolarczyk, Abak S.A.