Zasady wystawienia duplikatu faktury zostały określone w art. 106l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jest to faktura wystawiona ponownie przez sprzedawcę, lub w określonych przypadkach przez nabywcę, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie.

Duplikat faktury powinien  zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia.

Mimo że przepisy ustawy o VAT nie wskazują terminu, w jakim podmiot obowiązany jest do wystawienia duplikatu, to jednak powinien uczynić to niezwłocznie.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora KIS z 14 grudnia 2019 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.426.2019.6.MM:

(…) duplikat faktury jest ponownie wystawioną przez sprzedawcę na wniosek nabywcy fakturą, zawierającą dane zawarte w fakturze pierwotnej, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzoną wyrazem „duplikat”. Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze co faktura „pierwotna”. Potwierdzają one jedynie dla celów dowodowych fakt zaistnienia w przeszłości zdarzenia gospodarczego, udokumentowanego już uprzednio fakturą, która uległa zniszczeniu lub zaginęła (w innych przypadkach nie przewiduje się wystawiania duplikatów faktur).

Podatkowe rozliczenie transakcji udokumentowanej duplikatem faktury uzależnione jest co do zasady od tego, czy podatnik posiadał fakturę pierwotną, a następnie ją utracił, czy też faktura pierwotna nigdy nie dotarła do podatnika:

1. Podatnik był w posiadaniu faktury pierwotnej, która uległa zniszczeniu lub zagubieniu:
Wszelkie rozliczenia podatkowe odbyły się już (lub powinny się odbyć) w oparciu o fakturę pierwotną. Oznacza to, że duplikat trzeba po prostu umieścić w dokumentach w miejscu tej utraconej faktury, która została już rozliczona w podatku dochodowym i podatku od towarów i usług.

2. Podatnik nie otrzymał wcześniej faktury pierwotnej:
Duplikat należy wówczas traktować tak samo jak każdą inną fakturę, i rozliczyć podatkowo w dacie jego otrzymania pamiętając że duplikat ma datę wystawienia inną niż faktura pierwotna oraz został otrzymany w jakimś konkretnym momencie.

• Podatek dochodowy:
  Na podstawie  art. 22 ust. 5d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się co do zasady dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Natomiast w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Oznacza to, że koszt należy zaksięgować pod datą wystawienia duplikatu.

• Podatek od towarów i usług:
  Zgodnie  z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego na fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Stosownie do  art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Oznacza to, że w razie gdy podatnik nie otrzymał faktury, nie ma prawa do skorzystania z odliczenia. Jeżeli podatnik wystąpił o wydanie duplikatu tej faktury, możliwość odliczenia podatku naliczonego powstaje dopiero w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ten duplikat, lub nie później niż za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 (tj. małego podatnika rozliczającego się kwartalnie oraz podatnika, który wybrał tzw. estoński CIT), za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Duplikaty faktur a system KSeF

Do faktur ustrukturyzowanych wystawionych i dostarczonych za pomocą KSeF nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT, ponieważ nie istnieje możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF, w którym faktury ustrukturyzowane są przechowywane przez okres 10 lat.

Jednak od momentu wejścia w życie obowiązkowego systemu KSeF nie zostanie zlikwidowana możliwość wystawiania duplikatów faktur. Jeżeli udostępniono nabywcy fakturę poza systemem KSeF i faktura taka ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę jako duplikat.

Ewa Stolarczyk, ABAK S.A.